15 lý do nên "tránh xa" phần mềm tính tiền miễn phí

(Nhịp sống trẻ) - Bạn đắn đo khi tiếp cận những phần mềm tính tiền chuyên nghiệp vì vấn đề chi phí cao và công nghệ quá tiên tiến so với hiểu biết của mình?

Nhưng với lời kêu gọi mang tên “miễn phí” khiến bạn lao vào dùng thử mà không xem xét những vấn đề phát sinh mà phần mềm tính tiền miễn phí mang lại. Hãy cùng xem qua 15 lý bạn không nên sử dụng phần mềm tính tiền miễn phí!

15 ly do nen
Bạn bắt đầu kinh doanh nhưng không biết lựa chọn phần mềm tính tiền nào là tốt nhất?

1/ Giới hạn số lượng đơn hàng

Phần mềm tính tiền miễn phí thường giới hạn số bàn được order, khoảng 100 lần order mỗi tháng. Trong khi đó, một nhà hàng. quán ăn, quán cafe đã có từ 50 đến 100 order/ bàn mỗi ngày, mỗi tháng có hơn 1000 order. Nếu muốn mở thêm tính năng bạn phải mua thêm gói với giá 99-159 USD/ tháng. Cao hơn gấp 10 lần số tiền phải bỏ ra cho một phần mềm tính tiền trả phí ngay từ đầu chỉ khoảng 20.000 VNĐ/ tháng. Như vậy, khi đưa hệ thống vào vận hành thật, số tiền thực chi không chỉ 

15 ly do nen
Bảng giá phát sinh của phần mềm miễn phí

Bên cạnh đó, phần mềm miễn phí thường chỉ có các tính năng rất cơ bản không có các tính năng nâng cao như:

- Order theo bàn: phân biệt bill theo bàn, bàn theo tầng và khu vực,...

- In order tách bếp: tách order món ăn riêng với thức uống

- Order gộp tách bàn: gộp 2-3 bàn lại với nhau sau khi đã order hoặc tách bàn ra….

- Order qua E-menu, mã QR tại bàn

- Hình thức thanh toán đa dạng: bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử, trung gian giao nhận,...

2/ Không đồng bộ hóa được với các thiết bị bán hàng khác

15 ly do nen
Phần mềm trả phí liên kết được nhiều thiết bị bán hàng khác

Đối với những hàng quán lớn, hệ thống máy tính tiền cũng cần phải đa dạng như máy thu ngân kết nối với máy in hóa đơn, máy in bếp, điện thoại, máy tính bảng,... Những phần mềm miễn phí không thể giúp bạn liên kết nhiều thiết bị tính tiền trong cùng một hàng quán với nhau và với chi nhánh khác. Khiến bạn khó khăn trong việc tối ưu hóa quy trình tính tiền và quản lý đồng thời các chi nhánh kinh doanh.

3/ Không sử dụng được nhiều dòng máy

Phần mềm quản lý miễn phí sẽ không sử dụng được trên một số dòng máy và hệ điều hành khác nhau. Thường chỉ sử dụng được trên các dòng máy Trung Quốc và hệ điều hành Window còn các hệ điều hành khác sẽ không tải được. Muốn thay đổi máy tính tiền có hệ điều hành khác cũng không được. Dẫn đến tình trạng tìm mua máy tương thích với phần mềm tính tiền miễn phí vô cùng khó khăn, và khó thay thế khi cần thiết. 

Còn những nhà cung cấp phần mềm tính tiền uy tín sẽ có các phiên bản tính tiền phù hợp với đa dạng dòng máy và hệ điều hành khác nhau. Bạn có thể sử dụng mọi loại máy có sẵn để kích hoạt phần mềm tính tiền, thay thế nhiều loại máy khác nhau khi cần mà không sợ không phù hợp.

4/ Khó khăn trong việc cài đặt và sử dụng

Các phần mềm tính tiền tải lậu trên các website thường chỉ kèm theo vài dòng hướng dẫn sơ sài. Nếu chưa có cơ hội tiếp cận với công nghệ nhiều, sẽ rất khó khăn khi thực hiện theo các bước hướng dẫn đó. Khác với khi mua phần mềm chính hãng sẽ có nhân viên kỹ thuật hướng dẫn tải và sử dụng một cách chi tiết, dễ hiểu. Cho dù bạn “mù” công nghệ vẫn dễ dàng sử dụng sau vài phút làm quen.

5/ Chỉ miễn phí trong thời gian ngắn

Bạn đã bao giờ gặp tình huống phần mềm tính tiền miễn phí nhưng chỉ cho bạn sử dụng miễn phí một vài ngày? Thường là sau 7 ngày dùng thử, phần mềm tính tiền sẽ hết hạn, tự động khóa các chức năng lại, buộc chúng ta phải trả tiền để sử dụng tiếp, mức phí có khi cao hơn phí phải trả ban đầu. Khiến việc kinh doanh bị gián đoạn gây nhiều thiệt đến doanh thu. Phần mềm chính thống từ nhà cung cấp uy tín có các gói trả phí theo tháng, năm hoặc phí trọn đời. Trả bao nhiêu dùng bấy nhiêu, không bao giờ có tình trạng hết hạn giữa chừng, khóa máy, hay trả thêm tiền vô cớ.

15 ly do nen
Bảng giá phần mềm miễn phí

6/ Không được cập nhật

Nhiều phần mềm miễn phí cho phép bạn sử dụng thoải mái nhưng khi có version mới với nhiều chức năng hơn, hỗ trợ tính tiền tốt hơn thì bạn lại không cập nhật được. Với lý do hệ điều hành thấp, phiên bản phần mềm quá cũ,... Buộc bạn phải trả phí hoặc ngừng sử dụng.

Với phần mềm tính tiền có bản quyền, bạn được hỗ trợ cập nhật lên phiên bản mới nhất hoặc nhà cung cấp sẽ ưu đãi bổ sung các tính năng cho phần mềm của bạn mà không tốn thêm chi phí.

7/ Lỗi thường xuyên

Vấn đề thường xuyên gặp phải với những phần mềm miễn phí là nhiều lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Các nhà cung cấp phần mềm tính tiền miễn phí thường không tập trung hoàn thiện phần mềm chỉ tạo ra nhằm thực hiện mục đích khác (lấy thông tin, bán quảng cáo,...). Dẫn đến trong quá trình sử dụng, nhà kinh doanh thường xuyên gặp phải tình trạng lỗi hệ thống, cài đặt bị xáo trộn, chức năng không hoạt động,... Lỗi phần mềm thường xuyên sẽ khiến hàng quán của bạn bị thất thoát doanh thu, tiến độ công việc chậm lại khiên kinh doanh xuống dốc.

8/ Không được hỗ trợ

Sử dụng phần mềm miễn phí đồng nghĩa với việc không có thêm các dịch vụ kèm theo. Khi gặp vấn đề về phần mềm, nơi cung cấp phần mềm miễn phí sẽ không có tổng đài chăm sóc khách hàng để giải quyết cho bạn. Không những vậy, người sử dụng cũng không được hỗ trợ khắc phục lỗi hoặc nhà cung cấp sẽ phản hồi rất chậm khiến bạn không giải quyết được khó khăn trước mắt. Khác với phần mềm miễn phí, khi trả phí cho phần mềm tính tiền ở những nhà cung cấp uy tín, bạn sẽ được hỗ trợ 24/7 từ khâu cài đặt, đến khâu hỗ trợ khắc phục lỗi, cập nhật nội dung,...

15 ly do nen
Nhà cung cấp phần mềm tính tiền uy tín hỗ trợ khi phần mềm gặp lỗi

9/ Dễ bị nhiễm virus

Tải phần mềm tính tiền miễn phí thường phải qua các trang web trung gian rủi ro dính phải mã độc và virus khi tải là rất cao. Bên cạnh đó, các nhà cung cấp miễn phí có thể lấy phí thụ động từ bạn mà bạn không hay biết. Bằng việc bắt buộc xem quảng cáo, truy cập vào link bẩn hoặc đăng nhập bằng Facebook, Gmail để tải. Không những bị virus xâm nhập vào máy mà còn khiến thông tin cá nhân bị rò rỉ, các tài khoản mạng xã hội, tài khoản ngân hàng dễ bị hacker lấy mất.

15 ly do nen
Phần mềm tính tiền miễn phí thường kèm theo mã độc và virus

10/ Dữ liệu bị đánh cắp

Thông thường các phần mềm tính tiền phải đăng nhập để sử dụng. Nhưng khi tạo tài khoản để sử dụng phần mềm miễn qua nhà cung cấp không uy tín, dữ liệu về hàng quán bên trong máy có thể bị đánh cắp. Nhà cung cấp có thể dễ dàng đăng nhập vào thiết bị của bạn để sao chép thông tin của khách hàng, nhân viên hoặc những dữ liệu mật (doanh số, chi phí,...). Rủi ro bị rò rỉ cao, thông tin bị tuồn ra ngoài sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.

11/ Bảo mật kém

Phần mềm tính tiền miễn phí sẽ không được bảo mật và độ an toàn thấp. Khi bảo mật kém, các nhân viên dễ dàng đăng nhập thay đổi số liệu, thông tin trong máy tính tiền để gian lận nguyên vật liệu hoặc tiền bán, tạo thất thoát thường xuyên - vấn đề nhiều hàng quán gặp phải hiện nay.

Những phần mềm tính tiền trả phí lại khác, máy tính tiền sẽ được bảo mật tuyệt đối, hệ thống đăng nhập bằng vân tay, mật khẩu hai lớp, nhiều mã bảo vệ không thể xâm nhập được. Giúp chủ doanh nghiệp an tâm trong vấn đề gian lận của nhân viên và rủi ro lộ thông tin trong nội bộ.

12/ Tài khoản bị kiểm soát

Phần mềm miễn phí bị kiểm soát bởi nhà cung cấp không uy tín ngoài việc bị đánh cắp thông tin còn dễ gặp phải tình trạng mất kiểm soát tài khoản. Tài khoản có thể bị khóa đột ngột, đăng nhập phải được duyệt mới vào máy được,... là những chiêu trò để bắt bạn trả thêm phí hoặc mua thêm phần mềm bảo mật của họ. Nhà cung cấp phần mềm tính tiền trả phí có chính sách bảo mật thông tin cao, họ sẽ không biết tài khoản của bạn chỉ khi bạn cần hỗ trợ vì quên tài khoản hay cần chuyển thông tin người sử dụng nhà cung cấp mới truy cập vào tài khoản của bạn để giải quyết.

13/ Dung lượng bộ nhớ ít

Bộ nhớ ít dung lượng, dẫn đến tình trạng dễ bị đứng đơ máy, thao tác chậm. Phần mềm miễn phí nên dung lượng bộ nhớ thường rất ít, không thể chứa toàn bộ dữ liệu về hàng quán của bạn đặc biệt là khi hoạt động kinh doanh phát triển, cần nhiều nơi lưu trữ hơn. Bộ nhớ đầy sẽ dẫn đến máy tính tiền chạy chậm, đứng màn hình hoặc đơ máy. Lâu dần gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Phần mềm tính tiền trả phí không những được cung cấp bộ nhớ lớn chứa được thông tin nhiều chi nhánh mà còn kết hợp thêm hệ thống điện toán đám mây (Cloud) giúp nhà kinh doanh có thêm không gian chứa dữ liệu.

15 ly do nen
Lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây

14/ Không trích xuất dữ liệu được

Phần mềm miễn phí không có các tính năng trích xuất dữ liệu ra, tải xuống hay đưa lên internet, buộc bạn phải lấy dữ liệu thủ công, gây khó khăn cho các nhà hàng quán ăn lớn. Các phần mềm tính tiền trả phí cho phép bạn tải về hoặc lưu lại qua các kho lưu trữ điện tử trên internet. Bạn có thể dễ dàng thực hiện các công việc thống kê, và nắm bắt tình hình kinh doanh cụ thể của hàng quán mình.

15/ Thiếu tổng hợp báo cáo chi tiết

Một lý do khác là phần mềm tính tiền miễn phí còn không có chức năng tổng hợp thu chi và báo cáo chi tiết cho nhà kinh doanh nắm bắt tình hình hàng quán. Nhiều phần mềm tính tiền trả phí hiện nay cho phép bạn sử dụng các loại báo cáo đi kèm với phần mềm để nắm bắt tình hình kinh doanh tại hàng quán. Dễ dàng theo dõi và quản lý trong những khi không có mặt tại quán. 

15 ly do nen
Hơn 30 biểu đồ báo cáo kinh doanh của phần mềm bán hàng trả phí

Không nên sử dụng chỉ vì “không cần trả tiền” mà bỏ qua những hậu quả khôn lường mà phần mềm miễn phí đem lại. Không chỉ với phần mềm tính tiền mà các phần mềm khác cũng nên sử dụng phần mềm trả phí có bản quyền từ nhà cung cấp uy tín để giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh, tối ưu hóa quy trình phục vụ bán hàng, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp nhờ làm hài lòng khách hàng một cách tốt nhất.

Xem thêm: Tất tần 18 phần mềm tính tiền cho quán cafe - nhà hàng tốt nhất hiện nay

  • Thanh Hà

Thứ Tư, 24/06/2020 13:37

Sự Kiện